در مسیر رسیدن به اهداف بسیاری مواقع همه چیز آنطور که ما پیش بینی کرده ایم پیش نمی رود. زمانیکه نقشه و برنامه ای به شکست می انجامد بهترین کار این است که علت شکست مشخص شود تا از رخ دادن دوباره آن جلوگیری گردد. یکی از فرآیندهای موثر برای درک علت شکست فرآیند 5 چرا می باشد. در این مقاله به این فرآیند بیشتر خواهیم پرداخت.
فرآیند 5 چرا چیست؟
همانطورکه از نام این فرآیند پیداست این فرآیند به بحث درباره یک رویداد یا چالش غیرمنتظره می پردازد و با 5 مرتبه پرسیدن چرا سعی می کند ریشه اصلی حادثه را با بررسی افکار گوناگون تشخیص دهید.
فرآیند 5 چرا در شرکت تویوتا موتورز به عنوان بخش مهمی از فرآیند آموزش حل مسئله تنظیم و توسعه داده شد. “تایچی اونو” معمار سیستم تولید تویوتا این تعریف را در مورد فرآیند 5 چرا ارائه می کند: “این روش اساس رویکرد علمی تویوتاست… با پنج بار تکرار چرا ماهیت مشکل به همراه راه حل آن آشکار می شود.”
او گروه خود را ترغیب می کرد تا آنقدر در هر مسئله ای کنکاش و جستجو کنند تا علت ریشه ای مشکل را پیدا کنند. او توصیه می کند: “بدون تعصب و قضاوت سریع، به خط تولید نگاه کنید و درباره هر مشکل و مسئله ای پنج بار بپرسید چرا؟”
مثال زیر از جمله 5 چرای بالقوه تویوتاست که توسط تویوتا ارائه شده است:
- “چرا این روبات دست از کار کشید؟” علت: بار اضافی مدار باعث سوختن فیوز شد.
- “چرا مدار بار اضافه داشت؟” علت: عدم روغن کاری روی یاتاقان ها باعث قفل شدن آنها شد.
- ” چرا روغن کاری یاتاقان ها به درستی انجام نشده؟” علت: مشکل پمپ روغن کاری باعث این مسئله شده است.
- “چرا این پمپ دچار مشکل است؟” علت: ورودی پمپ با تراشه های فلزی مسدود شده است.
- ” چرا ورودی پمپ با تراشه مسدود شده است؟” علت: چون پمپ فیلتر ندارد.
5 گام مهم اجرا کردن فرآیند 5 چرا
اگر می خواهید این فرآیند 5 چرا را در زندگی خود امتحان کنید باید 5 گام مهم را بردارید:
قدم اول؛ دعوت از کسانی که درگیر آن مسئله هستند
زمانی که مشکل یا مسئله مورد نظر شناسایی شد همه کسانی را که در آن دخیل هستند و یا از این مسئله تاثیرمی گیرند به جلسه 5 چرا دعوت کنید.
قدم دوم؛ مدیر انتخاب کنید
جلسه به یک مدیر نیاز دارد تا بحث هدایت شود. مدیر مسئول پرسیدن 5 چرا خواهد بود و سپس مسئولیت ها را برای پیاده سازی راه حل ها، بین افراد گروه تقسیم خواهد کرد. هر کس می تواند مدیر این جلسه باشد و مدیر ویژگی خاصی لازم ندارد. مدیر باید جلسه را هدایت کند و در طول جلسه یادداشت برداری کند؛ هر چند شخص دیگری نیز می تواند اینکار را انجام دهد.
قدم سوم؛ 5 بار بپرسید چرا؟
با 5 بار چرا پرسیدن شما می توانید به لایه های زیرین مسئله مورد نظر نفوذ کنید. اولین پرسش باید مناسب شروع باشد. سپس سعی کنید پرسش هایی را در ادامه بیاورید تا علل مشکل پیش آمده شناسایی شود و از طرفی مشخص شود چه اقدامات اصلاحی مورد نیاز است. گاهی ممکن است به راه حل ها و اقدامات اصلاحی متفاوتی برسید اما بسیار مهم است یک راه را انتخاب کنید و آن را پیش ببرید و اگر دوباره همان مشکل تکرار شد راه های دیگر را امتحان کنید.
قدم چهارم؛ مسئولیت ها را واگذار کنید
در پایان سوال ها باید هر یک از چراها و پاسخ های مربوط را دوباره مورد بررسی قرار دهید و سپس 5 اقدام اصلاحی را که همگی روی آنها توافق دارند انتخاب کنید. مدیر جلسه در این قسمت باید وظایف و مسئولیت های مربوط به حل مسئله را به افراد حاضر در جلسه واگذار کند.
قدم پنجم؛ گروه خود را در جریان اتفاقات قرار دهید
پس از اتمام فرآیند 5 چرا باید یکی از افراد حاضر در جلسه تمام آنچه را که مورد بحث قرار گرفته با زبانی شفاف بنویسد و سپس برآیند جلسه ثبت و بایگانی شود. در آخر نیز لازم است نتیجه جلسه به همه اعضای گروه اطلاع داده شود. لازم است تمام اعضای گروه از تک تک قدم هایی که برای رسیدن به نتیجه 5 چرا برداشته اید اطلاع داشته باشند.
نحوه اجرای فرآیند 5 چرا
ابتدا باید مسئله را شناسایی کنید. علت های این مسئله را با پرسیدن “چرا این اتفاق افتاد؟” شناسایی نمایید. در قدم بعدی جواب این چراها را در قالب نمودار یا جدول بنویسید. برای یافتن علت هر یک از عللی که شناسایی کردید دوباره بپرسید “چرا این اتفاق رخ داد؟” و علت آن را نیز پیدا کنید. سپس بررسی کنید آیا برای هر مسئله 5 بار پرسیده اید “چرا؟” یا به اندازه کافی برای شناسایی علت های مشکل سوال کرده اید؟ اگر جواب منفی است به مرحله قبل برگردید و اگر جواب مثبت است به مرحله بعد بروید یعنی برای علت های ریشه ای که شناسایی کرده اید راه حل پیدا کنید و به این ترتیب به فرآیند 5 چرا پایان دهید.
مجله سلامت داروخانه آنلاین مطالعه مطالب زیر را به شما پیشنهاد می دهد:
- فلج تحلیلی و قدرت مخرب آن در تصمیم گیری
- اهمال کاری و شکل های مختلف آن در زندگی
- توهم انتخاب؛ تله ای برای انتخاب نادرست
